AllSys w relacjach z klientami

Funcjonalność modułu relacji z klientami CRM:

• obsługa relacji z klientami, dowolna możliwość konfiguracji powoduje, że moduł jest bardzo uniwersalny,
• przydzielanie zadań dotyczących klientów pracownikom.

Program umożliwia rejestrację wszelkich informacji od kontrahentów wymagających zachowania ciągłości działania z pełną ścieżką zrealizowanych czynności, które należało wykonać dla pełnej satysfakcji klienta. Przykładowe zastosowanie modułu to np.: dział reklamacji, zamówień, płatności i wiele innych wymagających wykonania i kontroli czynności rozciągniętych w czasie tak przez kontrahenta ( np. dla płatności ) jak i dla firmy świadczącej usługę kontrahentowi ( np. stopień realizacji zamówienia, postęp w realizacji reklamacji ).

W przypadku pełnego wdrożenia modułu CRM, dokładnego wpisywania każdej informacji spływającej od kontrahentów, moduł pozwoli zapanować nad prawidłowością obsługi kontrahentów i nie pozwoli na przypadki w których kontrahent nie zostanie obsłużony, jego zlecenie nie zostanie wykonane lub reklamacja z którą się zgłosił zostanie pominięta.

Moduł można dowolnie konfigurować i stworzyć dowolną ilość ogólnych grup do których można bezpośrednio po kontakcie z kontrahentem przypisać zgłoszenie oraz osobę odpowiedzialną za kontakty z danej grupy ( przykładowe grupy: reklamacje, płatności, zlecenia, ogólne, kontakt, itd. ). Każda grupa może posiadać trzy stany realizacji zgłoszenia problemu przez kontrahenta:

• zgłoszenie ( otwarcie relacji ) od kontrahenta ( np.: telefon, e-mail, inna droga ), które po wprowadzeniu do systemu uzyskuje status wprowadzonego, oznaczony w oknie relacji kolorem czerwonym, który oznacza, że wprowadzono dane ale nikt nie wykonał jeszcze żadnej czynności dotyczącej tego zgłoszenia i nie dokonał wpisu swojej aktywności. Zgłoszenie takie już na samym początku ma przypisaną osobę odpowiedzialną ( jednego z zarejestrowanych w programie AllSys użytkowników ). W przypadku logowania do systemu AllSys wszyscy użytkownicy modułu CRM zobaczą na ekranie przed zalogowaniem wstępny ekran z informacjami o niezrealizowanych i wprowadzonych zgłoszeniach, natomiast po zalogowaniu, każdy z użytkowników widzi szczegółowe dane zgłoszeń przypisanych do swojej osoby,

• czynności ( realizacja relacji ) wykonywane w celu realizacji zgłoszenia od kontrahenta, np.: w przypadku działu reklamacji czy umówiono się na przykład na konkretny dzień z klientem lub czy wysłano, zamówiono reklamowany produkt do producenta. Po wpisaniu pierwszej czynności w oknie relacji pojawia się jej opis oraz następuje zmiana koloru wyświetlanego tła na żółty, który informuje, że danym zgłoszeniem zajęła się już przypisana osoba. Stan ten opisuje całość czynności zmierzających do zamknięcia obsługi zgłoszenia i może mieć dowolną ilość wpisów z opisami tego co w danym czasie jest realizowane aż do zakończenia. Wpisy te stanowią źródło informacji dla kontrahenta o stanie jego zgłoszenia,

• zakończenie (zamknięcie relacji) , wyświetlane w kolorze zielonym, po wybraniu opcji wyświetlenia relacji zakończonych w głównym oknie relacji, zawsze można przywrócić status relacji zakończonej na realizację relacji ( kolor żółty ) i uwidocznienie jej w oknie relacji nie zakończonych w przypadku gdyby okazało się, że jednak kontrahent ma dalej z daną sprawą problem.

Zaletą zastosowania modułu CRM jest ciągłe panowanie nad danym zgłoszeniem od kontrahenta, niezależnie od tego kto przyjął zgłoszenie i tego kto je realizuje, w systemie jest widoczne cały czas na jakim etapie jest dana sprawa, kiedy zostały zrobione ostatnie wpisy i kto w danej chwili jest osobą odpowiedzialną za realizację danego zgłoszenia. Rejestrowany jest każdy wpis, nawet błędny ( kolejnym wpisem można go poprawić ). Całość historii danej relacji można wydrukować z zachowanie daty i godziny wszystkich wpisów, umożliwia to ocenę prawidłowości podjętych działań.

Definicji klas (grup) relacji CRM

Edycja wybranej klasy relacji CRM

Okno wyświetlane w przypadku niezrealizowanych relacji po zalogowaniu przez użytkownika

Edycja wpisu relacji

Przykładowy wątek relacji z kontrahentem

Relacje zakończone

Przykładowy wydruk zakończonej relacji